Hướng dẫn chi tiết cách tính định mức nguyên vật liệu (NVL) trong sản xuất và cách lập bảng dự trù nguyên vật liệu

Định mức nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm, bao gồm cả phần hao hụt hợp lý.

Dưới đây là hướng dẫn tính định mức nguyên vật liệu trong sản xuất và cách lập bảng dự trù nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất hiệu quả, tránh thiếu hụt hay tồn kho dư thừa.

📌 Tổng quan

Trong hoạt động sản xuất thực phẩm – đặc biệt là nhà hàng, bếp công nghiệp hoặc mô hình F&B – việc quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò sống còn. Sai lệch dù nhỏ về định mức cũng có thể ảnh hưởng lớn đến:

1. Giá thành sản phẩm
2. Hiệu quả vận hành
3. Tồn kho nguyên liệu
4. Lợi nhuận thực tế

Do đó, việc chuẩn hóa định mức nguyên vật liệu và tự động hóa quy trình dự trù là yếu tố cần thiết giúp nhà quản lý:

1. Chủ động kiểm soát chi phí
2. Lên kế hoạch mua hàng chính xác
3. Tránh thất thoát trong quá trình chế biến

🎯 Mục tiêu của bài viết

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn:

1. Cách xác lập định mức nguyên vật liệu chính xác cho từng món ăn.
2. Cách sử dụng phần mềm để tính giá thành theo định mức.
3. Quy trình dự trù nguyên liệu tự động dựa trên sản lượng cần chế biến.
4. Một số ví dụ minh họa thực tế và lưu ý quan trọng.

📘 PHẦN 1: ĐỊNH MỨC NGUYÊN VẬT LIỆU & TÍNH GIÁ THÀNH

1.1 Định mức nguyên vật liệu là gì?

Định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials) là bản khai báo chi tiết các loại nguyên liệu cần thiết để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm.

Ví dụ:

Để làm 1 tô phở bò, cần:

1. 120g thịt bò
2. 150g bánh phở
3. 5g hành lá
4. 3g rau thơm
5. 300ml nước lèo

Định mức phải càng sát với thực tế càng tốt. Nếu chênh lệch giữa lý thuyết và thực tế quá lớn, rất dễ gây:

1. Lãng phí thực phẩm
2. Sai lệch giá thành
3. Tồn kho không kiểm soát được

1.2 Cách nhập định mức vào phần mềm

Phần mềm sẽ có bảng nhập liệu (thường là “Cost” hoặc “BOM”), bạn cần:

1. Gõ tên nguyên liệu đầy đủ (trùng tên với bảng giá vật tư)
2. Nhập đúng định lượng (g, ml, cái…) theo từng món
3. Nhập đơn giá (nếu muốn phần mềm tính giá thành tự động)

🔸 Mẹo: Nếu chưa có giá vật tư, bạn vẫn có thể để trống cột giá và cập nhật sau.

1.3 Các nguyên tắc khi khai báo định mức

1. ✅ Chỉ nhập các cột cần thiết: Tên, số lượng, đơn vị, đơn giá.
2. ❌ Bỏ qua các cột không dùng đến để tránh rối dữ liệu.
3. ↔️ Không để dòng trống giữa các nguyên liệu: Phần mềm sẽ hiểu là kết thúc nhập liệu.
4. 🎯 Tập trung vào nguyên liệu gốc – không nhập nguyên liệu sơ chế hoặc thành phẩm.

1.4 Tính giá thành từ định mức

Sau khi nhập đầy đủ định mức và đơn giá, bạn vào tab tính toán (thường là “TrungNhatGPS” → chọn “BOM – Cost”) để:

1. Tự động tính tổng chi phí nguyên liệu
2. Phân tích giá thành từng món
3. Hiển thị mức chênh lệch nếu giá thay đổi theo thời gian

📹 Video hướng dẫn chi tiết: Bảng tính cost và giá thành

📦 PHẦN 2: DỰ TRÙ NGUYÊN VẬT LIỆU THEO SẢN LƯỢNG

2.1 Dự trù nguyên vật liệu là gì?

Dự trù nguyên vật liệu là quá trình tính toán tổng lượng nguyên liệu cần dùng trong một ca/kế hoạch sản xuất cụ thể.

Nó giúp bộ phận bếp hoặc kho:

1. Biết được cần chuẩn bị bao nhiêu nguyên liệu
2. Hạn chế mua dư hoặc thiếu
3. Lập kế hoạch đặt hàng hợp lý hơn

2.2 Các bước dự trù nguyên liệu bằng phần mềm

Bước 1: Chuẩn bị bảng định mức

1. Mỗi món ăn cần có sẵn BOM đã nhập ở phần trước.
2. Đảm bảo định mức và đơn giá không thiếu cột nào.

Bước 2: Chọn món ăn cần dự trù

1. Trong giao diện dự trù, chọn món ăn cần chế biến.
2. Ví dụ: Dự kiến hôm nay bán 100 suất phở bò.

Bước 3: Nhập số lượng món ăn

1. Nhập số lượng cần sản xuất vào ô tương ứng (VD: 100).
2. Phần mềm sẽ tự nhân với định mức để tính ra tổng nguyên liệu.

Bước 4: Đọc kết quả bảng dự trù

1. Phần mềm sẽ hiển thị bảng chi tiết: từng nguyên liệu, đơn vị, tổng khối lượng.
2. Khu vực màu vàng thể hiện tổng số lượng cần chuẩn bị, có thể in ra để mua hàng hoặc chuyển cho bộ phận kho.

📹 Video hướng dẫn chi tiết: Dự trù nguyên liệu

2.3 Ví dụ thực tế:

HƯỚNG DẪN TÍNH ĐỊNH MỨC NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG SẢN XUẤT VÀ DỰ TRÙ

Xem thêm: Cách quản lý thực phẩm nhà hàng hiệu quả bằng phần mềm chuyên dụng

🧠 LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM TỰ ĐỘNG TÍNH COST & DỰ TRÙ

⚠️ LƯU Ý KHI VẬN HÀNH

1. Cập nhật đơn giá nguyên vật liệu định kỳ để giá thành sát thực tế.
2. Luôn chuẩn hóa tên nguyên liệu giữa các sheet (phải trùng 100%).
3. Nếu có thay đổi công thức món, cần cập nhật lại định mức ngay để đảm bảo tính chính xác.
4. Có thể tạo nhiều kịch bản chi phí khác nhau: dịp cao điểm, thay đổi supplier, mùa vụ.

📈 TÍCH HỢP VỚI QUẢN LÝ KHO, MUA HÀNG

Phần mềm cũng có thể mở rộng ra các module khác:

1. ✅ Trừ kho tự động theo BOM
2. ✅ Đề xuất nhập hàng dựa trên lịch sản xuất
3. ✅ Cảnh báo hết hàng dựa trên dự trù
4. ✅ Xuất báo cáo chi tiết theo ngày/tuần/tháng

📌 KẾT LUẬN

Việc áp dụng công cụ để chuẩn hóa định mức nguyên vật liệu và dự trù chính xác là một bước tiến quan trọng giúp nhà hàng, bếp trung tâm hoặc doanh nghiệp F&B:

1. Kiểm soát tốt chi phí
2. Tránh lãng phí hoặc thiếu hụt nguyên liệu
3. Tăng độ chính xác khi tính giá bán
4. Tăng hiệu quả vận hành tổng thể

📲 Liên hệ để nhận phần mềm mẫu

📧 Email: [email protected]

☎️ Hotline: 0984 398 910

🌐 Website: www.trungnhatgps.com